EU:s nya direktiv och tillhörande lagstiftning om att krav på att också mindre organisationer och deras anställda måste ha en fungerande visselblåsarkanal kan kännas som ytterligare ett tungt krav på en redan stor byråkrati.
I korthet handlar direktivet om att det skall finnas en intern process för visselblåsning för att hantera missförhållanden och oegentligheter i organisationen enligt visselblåsarlagen. Och minst en säker och anonym visselblåsarkanal för att rapportera oegentligheter.
TIPS! I vår artikel ”Visselblåsare; din optimala guide till EU-direktivet” hittar du allt du behöver veta om direktivet och hur du kan använda en visselblåsarkanal.
Det behöver inte alls vara dyrt och komplicerat att implementera en visselblåsarkanal för att rapportera missförhållanden med ett starkt skydd för visselblåsarna.
De allra flesta klarar sig bra med en säker och anonymiserad visselblåsarkanal som kan användas för att rapportera missförhållanden och som kan skapas med ett säkert e-formulär från oss i den befintliga webbplatsen.
VARNING! Vanlig e-post eller formulärtjänster som tex Google Forms, Microsoft Forms och framför allt gratisalternativ uppfyller inte kraven på säkra rapporteringskanaler för visselblåsare och skall inte användas för detta ändamål!
Komplettera visselblåsarkanalen med ett gratiskonto för säker e-post hos Proton , en visselblåsningspolicy, en effektiv rapportering av missförhållanden samt en intern process för att hantera inrapporterade oegentligheter och förhindra repressalier.
Vi rekommenderar Proton säker e-post och använder den i exemplet nedan. Men våra formulär fungerar med alla e-posttjänster och -klienter som stöder PGP-kryptering, tex Outlook, Gmail och Mozilla Thunderbird. Läs mer om e-posttjänster och -klienter vi testat med våra formulär.
Våra standard e-formulär för visselblåsning uppfyller tillgänglighetskraven enligt EN301549 samt WCAG2.1 AA, vilket är viktigt för att även myndigheter ska kunna rapportera missförhållanden genom en visselblåsarkanal, och spamskyddas med Captcha.
Så här fungerar vår lösning för visselblåsarkanal:
- En person surfar in till formuläret i din webbplats och fyller i anmälan om de missförhållanden som skall rapporteras via visselblåsarkanalen för visselblåsning. Formulärdatat krypteras redan i webbläsaren och sänds genom en krypterad kanal till det e-postkonto hos Proton som handläggaren har tillgång till.
- Den insända rapporten dekrypteras i Protons e-postklient (eller alternativt hämtas till handläggarens vanliga e-postklient via Proton Mail Bridge och dekrypteras där) för att sedan processas av anställda i organisationen.
- Rapporten processas enligt den interna process din organisation har skapat för att hantera missförhållanden.
- Om visselblåsaren har registrerat en e-postadress för kontakt kan ni kommunicera via Protons säkra e-post.
Gör så här för att skapa din nya visselblåsarkanal:
- Läs artikeln ”Så skapar du en enkel och billig visselblåsarlösning”
- Skapa ett Proton gratiskonto (eller köp ett abonnemang om du vill få in rapporter i tex Outlook).
- Köp ett lämpligt abonnemang
- Bädda in ditt säkra e-formulär i din webbplats med en länk till ditt visselblåsarformulär, eller med vårt gratis JavaScript-bibliotek eller plugin för WordPress eller Joomla
- Skapa en visselblåsarpolicy för att rapportera missförhållanden genom att använda vår gratis mall eller den dynamiskt skapade policy som ingår i abonnemangen i er visselblåsarkanal. Bädda in policyn eller en länk till denna i samma sida där du bäddar in formuläret enligt punkt 4
Som ni kan se är det enkelt att skapa en kostnadseffektiv visselblåsarkanal som säkerställer att alla myndighetskrav följs, följer en stark uppförandekod, involverar externa parter, skyddar mänskliga rättigheter, betonar transparens, upprätthåller sekretess, tar hänsyn till miljön, säkerställer korrekt rapportering av problem, ger visselblåsarskydd och bevarar anonymiteten för visselblåsarna.
| Fysisk postlåda | ”Min dörr är alltid öppen” | E-post tjänst | ANON::form | |
|---|---|---|---|---|
| Den högsta säkerhetsnivån | ||||
| Kostnadseffektiv | ||||
| Kan bäddas in i befintlig webbplats | ||||
| Visselblåsaren kan välja att vara konfidentiell eller anonym | ||||
| Fortsätt samtalet med visselblåsaren efter att du rapporterat | ||||
| Är systemet kompatibelt med GDPR, EU-direktivet och Schrems II? |
Visste du att de flesta webbsidors formulär skickas som helt oskyddade e-postmeddelanden, oavsett om trafiken mellan webbläsaren och webbservern är krypterad?
När du använder ANON::form är det du som äger dina data – inga teknikföretag, myndigheter eller hackare.
Vanliga frågor (FAQ) — Säkra kanaler för visselblåsarrapportering
Vad är en säker rapporteringskanal för visselblåsare?
En säker visselblåsarrapporteringskanal är ett system som gör det möjligt för anställda och intressenter att lämna in rapporter om missförhållanden, regelöverträdelser eller oegentligheter konfidentiellt eller anonymt via ett säkert, krypterat formulär. Dessa kanaler säkerställer att känsliga uppgifter skyddas från avlyssning och att visselblåsarens identitet förblir konfidentiell.
Varför är anonymitet viktigt för visselblåsare?
Anonymitet är avgörande för att uppmuntra rapportering utan rädsla för repressalier. En rapporteringskanal som garanterar anonymitet och konfidentialitet ökar förtroendet och gör det möjligt för anställda att avslöja missförhållanden utan att riskera sin identitet. Ett system som använder end-to-end-kryptering (E2EE) och säkra formulär stöder denna skyddsnivå.
Kan jag skapa en visselblåsarkanal på WordPress, Joomla eller Drupal?
Ja. Du kan bädda in ett säkert visselblåsarrapporteringsformulär på din befintliga WordPress-, Joomla- eller Drupal- webbplats med hjälp av en säker e-formulärslösning. Den här integrationen låter dig skapa en visselblåsarkanal som uppfyller kraven och upprätthåller säkerheten och anonymiteten för inlämnade uppgifter medan du använder ditt nuvarande CMS.
Vilka är riskerna med att använda gratisformulär som Google Formulär för visselblåsning?
Vanliga gratisformulär som Google Forms, Microsoft Forms och liknande tjänster uppfyller inte myndighetskraven för visselblåsarrapportering eftersom de saknar tillräcklig kryptering, sekretessskydd och anonymitetsskydd. De är inte lämpliga för säker rapportering av känslig information.
Hur skyddar säkra visselblåsarformulär data?
Säkra visselblåsarformulär krypterar data i webbläsaren innan de skickas in och överför dem via en krypterad kanal. De uppfyller tillgänglighets- och efterlevnadsstandarder (t.ex. WCAG 2.1 AA) och är ofta kopplade till säkra e-postleverantörer som stöder PGP-kryptering, vilket säkerställer att endast behöriga mottagare kan dekryptera och visa rapporten.
Vilka interna processer stöder effektiv visselblåsarrapportering?
Utöver en säker rapporteringskanal bör organisationer etablera interna processer inklusive:
- en visselblåsarpolicy och uppförandekod,
- definierade steg för bearbetning, prioritering och utredning av rapporter,
- tydliga roller för ansvarig personal,
- säker registerhantering och dataskydd,
- feedbackförfaranden för rapportörer (i förekommande fall).
Hur uppfyller en billig visselblåsarkanal regelefterlevnad?
Prisvärda lösningar (t.ex. cirka 5 euro per månad ) kan fortfarande uppfylla grundläggande myndighetskrav genom att tillhandahålla säkra, krypterade rapporteringsformulär och stödja integration med kompatibla e-postsystem. Dessa verktyg hjälper små och medelstora organisationer att uppfylla sina skyldigheter enligt visselblåsardirektiven utan stora initiala investeringar.
Vilka steg krävs för att distribuera en säker kanal?
Så här implementerar du en säker visselblåsarkanal:
- Konfigurera en säker krypterad e-postlåda (gratis eller betald, t.ex. Proton).
- Bädda in det säkra rapporteringsformuläret på din CMS-webbplats.
- Publicera en särskild visselblåsarpolicy tillsammans med formuläret.
- Definiera den interna hanteringsprocessen och mottagarrollerna.
Vem ska hantera visselblåsarrapporterna?
Rapporter bör tas emot och hanteras av utsedd personal eller ett compliance-team med lämplig utbildning i att hantera känsliga upplysningar, upprätthålla sekretess och följa upp rapporterade problem. Detta stärker förtroendet och effektiviteten i efterlevnaden.
Hur stöder säker rapportering organisationens integritet?
Säkra rapporteringskanaler hjälper organisationer att upptäcka problem tidigt, minska risker och upprätthålla transparens. De stärker den etiska kulturen, stöder regelefterlevnad och skyddar både den som rapporterar och organisationen från potentiell juridisk och anseendemässig skada.