EU:s nya direktiv och tillhörande lagstiftning om att krav på att också mindre organisationer och deras anställda måste ha en fungerande visselblåsarkanal kan kännas som ytterligare ett tungt krav på en redan stor byråkrati.
I korthet handlar direktivet om att det skall finnas en intern process för visselblåsning för att hantera missförhållanden och oegentligheter i organisationen enligt visselblåsarlagen. Och minst en säker och anonym visselblåsarkanal för att rapportera oegentligheter.
TIPS! I vår artikel ”Visselblåsare; din optimala guide till EU-direktivet” hittar du allt du behöver veta om direktivet och hur du kan använda en visselblåsarkanal.
Det behöver inte alls vara dyrt och komplicerat att implementera en visselblåsarkanal för att rapportera missförhållanden med ett starkt skydd för visselblåsarna.
De allra flesta klarar sig bra med en säker och anonymiserad visselblåsarkanal som kan användas för att rapportera missförhållanden och som kan skapas med ett säkert e-formulär från oss i den befintliga webbplatsen.
VARNING! Vanlig e-post eller formulärtjänster som tex Google Forms, Microsoft Forms och framför allt gratisalternativ uppfyller inte kraven på säkra rapporteringskanaler för visselblåsare och skall inte användas för detta ändamål!
Komplettera visselblåsarkanalen med ett gratiskonto för säker e-post hos Proton , en visselblåsningspolicy, en effektiv rapportering av missförhållanden samt en intern process för att hantera inrapporterade oegentligheter och förhindra repressalier.
Vi rekommenderar Proton säker e-post och använder den i exemplet nedan. Men våra formulär fungerar med alla e-posttjänster och -klienter som stöder PGP-kryptering, tex Outlook, Gmail och Mozilla Thunderbird. Läs mer om e-posttjänster och -klienter vi testat med våra formulär.
Våra standard e-formulär för visselblåsning uppfyller tillgänglighetskraven enligt EN301549 samt WCAG2.1 AA, vilket är viktigt för att även myndigheter ska kunna rapportera missförhållanden genom en visselblåsarkanal, och spamskyddas med Captcha.
Så här fungerar vår lösning för visselblåsarkanal:
- En person surfar in till formuläret i din webbplats och fyller i anmälan om de missförhållanden som skall rapporteras via visselblåsarkanalen för visselblåsning. Formulärdatat krypteras redan i webbläsaren och sänds genom en krypterad kanal till det e-postkonto hos Proton som handläggaren har tillgång till.
- Den insända rapporten dekrypteras i Protons e-postklient (eller alternativt hämtas till handläggarens vanliga e-postklient via Proton Mail Bridge och dekrypteras där) för att sedan processas av anställda i organisationen.
- Rapporten processas enligt den interna process din organisation har skapat för att hantera missförhållanden.
- Om visselblåsaren har registrerat en e-postadress för kontakt kan ni kommunicera via Protons säkra e-post.
Gör så här för att skapa din nya visselblåsarkanal:
- Läs artikeln ”Så skapar du en enkel och billig visselblåsarlösning”
- Skapa ett Proton gratiskonto (eller köp ett abonnemang om du vill få in rapporter i tex Outlook). Läs mer om hur du skapar ett gratiskonto hos Proton
- Köp ett lämpligt abonnemang
- Bädda in ditt säkra e-formulär i din webbplats med en länk till ditt visselblåsarformulär, eller med vårt gratis JavaScript-bibliotek eller plugin för WordPress eller Joomla
- Skapa en visselblåsarpolicy för att rapportera missförhållanden genom att använda vår gratis mall eller den dynamiskt skapade policy som ingår i abonnemangen i er visselblåsarkanal. Bädda in policyn eller en länk till denna i samma sida där du bäddar in formuläret enligt punkt 4
Det är, som du ser, enkelt att skapa en kostnadseffektiv visselblåsarkanal och visselblåsning för anställda som kan hantera rapportering av missförhållanden utan risk för repressalier, med full hänsyn till skyddskrav, och som uppfyller alla krav från myndigheter enligt visselblåsarlagen.
Om du behöver praktisk hjälp med att sätta upp en visselblåsarkanal för att rapportera missförhållanden så kontakta gärna vår samarbetspartner Schuetten Consulting Ab Ltd som också är de som skapat ANON::form tjänsten.
FAQ
Vad är EU:s uppgiftslämnareskydd och dess betydelse?
EU:s uppgiftslämnareskydd är inte bara en juridisk finjustering; det är en grundläggande komponent i att bygga en transparent, ärlig och ansvarstagande kultur inom företag och organisationer.
Dess betydelse kan inte underskattas:
Uppgiftslämnareskyddet under EU-direktivet är utformat för att ge individer modet och säkerheten att rapportera missförhållanden eller överträdelser de upptäcker inom sina organisationer, utan rädsla för repressalier. Det uppmuntrar till ansvarsutkrävande och är en garant för att oegentligheter hanteras med största allvar och integritet.
Genom att säkra anonymiteten och skyddet för dem som vågar tala ut fungerar uppgiftslämnareskyddet som en försäkran både för organisationer och deras anställda. För organisationer innebär det en chans att tidigt upptäcka och åtgärda potentiella risker och förbättra sina processer. För anställda ger det en upplevelse av trygghet och rättvisa vilket i sin tur stärker tillit och lojalitet.
I dagens värld, där etisk styrning blir allt viktigare, erbjuder EU:s uppgiftslämnareskydd en robust plattform som hjälper organisationer att navigera genom komplexa etiska och juridiska landskap. Dessutom skapar det en miljö som främjar etisk ledarskap och hållbar utveckling. Att integrera detta skydd i din organisations visselblåsarkanal kan vara skillnaden mellan att rädda affärers trovärdighet i kritiska tider och att lida av långsiktiga konsekvenser.
Om din organisation ännu inte utnyttjar fördelarna med en visselblåsarkanal enligt EU:s riktlinjer, är det dags att agera. Genom att implementera en visselblåsarkanal kan du inte bara skydda dina anställda utan också positionera din organisation som en föregångare i att upprätthålla högsta standard av integritet och ansvar. Det är inte bara en investering i compliance, det är en investering i framtiden.
För de som saknar kunskap eller de resurser som krävs för att hantera anmälan och implementera dessa krav, finns det stöd att tillgå. Vår lösning för en kostnadseffektiv visselblåsarkanal – för endast 5 € per månad – förser er organisation med nödvändiga verktyg och en smidig integrationsprocess, så att ni kan fokusera på det som verkligen är viktigt: att skapa en trygg och säker arbetsmiljö för alla inblandade.
Vilka är minimikraven enligt EU:s Visselblåsardirektiv?
Implementeringen av EU:s Visselblåsardirektiv innebär att organisationer behöver uppfylla specifika minimikrav för att på ett effektivt sätt skydda individers rätt att rapportera missförhållanden. Dessa krav är inte bara administrativt nödvändiga; de speglar en modern och ansvarstagande strategi för organisationsstyrning.
Några av de centrala minimikraven:
- Inrättande av visselblåsarkanaler: Organisationer måste tillhandahålla säkra och konfidentiella rapporteringskanaler som möjliggör för medarbetare och andra att anonymt rapportera oegentligheter utan att riskera sin identitet. Vår kostnadseffektiva lösning gör det enkelt att integrera dessa kanaler i ditt befintliga interna system, vilket underlättar en smidig anmälan av oegentligheter.
- Skydd mot repressalier: Det är obligatoriskt att säkerställa att inga repressalier vidtas mot de som rapporterar i god tro. Detta innebär att alla underrättelser måste hanteras konfidentiellt och med största möjliga diskretion i enlighet med tystnadsplikt regler. Att ha en säker visselblåsarkanal är ett steg mot att eliminera rädsla och öka rapporteringsvilligheten.
- Tydlig och transparent process: Organisationer bör ha en väldefinierad process för att ta emot, utreda och agera på rapporter. Denna process bör vara väl dokumenterad och lätt tillgänglig för dem som kan behöva använda den. En tydlig riktlinje för hantering av rapportering stärker organisationens etiska struktur.
- Regelbunden utbildning och kommunikation: Det ska finnas ett utbildningsprogram för att förse anställda med den information och de verktyg som behövs för att känna till deras rättigheter och skyldigheter under direktivet. Genom kontinuerlig kommunikation kan organisationer säkerställa att alla är uppdaterade om förändringar och nya krav.
- Återkopplingsmekanismer: Direktivet kräver att visselblåsare får bekräftelse på mottagandet av deras rapport samt information om utredningens påföljande steg inom rimlig tid. Det främjar transparent och effektiv kommunikation inom organisationen.
Att följa dessa minimikrav hjälper organisationer att förhindra potentiella risker och stärker förtroendet internt bland medarbetarna samt externt bland kunder och intressenter. Genom att investera i en visselblåsarkanal, friktionsfri och kostnadseffektiv för endast 5 € per månad, kan organisationer inte bara uppfylla juridiska krav utan också sätta en standard för etiskt ledarskap och ansvarsfull verksamhetsstyrning.
Är det bättre att använda externa visselblåsarkanaler?
Att välja mellan interna och externa visselblåsarkanaler är ett strategiskt beslut som varje organisation måste ta med omsorg. Att använda sig av externa visselblåsarkanaler har sina unika fördelar och kan ibland vara det mer tillförlitliga valet, beroende på organisationens behov och omständigheter.
Några anledningar till varför externa visselblåsarkanaler kan vara ett bättre alternativ:
- Ökad anonymitet och trovärdighet: Externa visselblåsarkanaler hanteras ofta av oberoende tredje parter, vilket ger en extra nivå av anonymitet och trovärdighet. Detta kan öka anställdas vilja att rapportera oegentligheter utan rädsla för att bli identifierade eller utsatta för repressalier.
- Objektiv behandling: En extern kanal kan bidra med objektivitet genom att minska risken för intressekonflikter. Opartisk hantering av rapporterna säkerställer rättvis behandling och kan därmed öka de anställdas förtroende för processen.
- Specialiserad expertis: Många externa leverantörer av visselblåsartjänster har en gedigen förståelse för rättsliga och etiska krav samt stor erfarenhet av att hantera känsliga frågor. Denna expertis kan vara ovärderlig för att se till att rapporter undersöks korrekt och hanteras på ett sätt som minimerar juridiska risker för organisationen.
- Resurstillgångar: Genom att outsourca visselblåsartjänster kan organisationer frigöra interna resurser och istället fokusera på sina kärnverksamheter. Det kan även innebära kostnadsbesparingar i längden genom att minska behovet av in-house personal för dessa uppgifter.
- Flexibilitet och skalbarhet: Externa visselblåsartjänster erbjuder ofta flexibla och skalbara lösningar som kan anpassas efter organisationens storlek och behov. Detta möjliggör en smidig implementering, oavsett om företaget är litet eller stort, med förmågan att utvidga eller justera rågångar efterhand som organisationens strukturer och behov förändras.
Det är viktigt att noggrant överväga både interna och externa lösningar för visselblåsarkanaler, och att basera beslutet på sådana faktorer som organisationens struktur, storlek, och tillgångar. Att implementera rätt visselblåsarkanaler kommer inte bara att säkerställa överensstämmelse med EU:s direktiv, det kommer också att positionera er som ledande inom etiskt ledarskap och ansvarsfull verksamhetsstyrning.