EU:s nya direktiv och tillhörande lagstiftning om att krav på att också mindre organisationer måste ha en fungerande visselblåsarlösning kan kännas som ytterligare ett tungt krav på en redan stor byråkrati. Men det behöver inte alls vara vare sig dyrt och komplicerat, de flesta klarar sig bra med nedanstående lösning.
I korthet handlar direktivet om att det skall finnas en intern process att hantera rapportering och hantering av oegentligheter i organisationen, och minst en säker och anonym rapporteringskanal.
TIPS! Läs gärna vår tidigare artikel “Visselblåsare; din optimala guide till EU-direktivet” så får du alla hårda fakta du behöver.
1. En visselblåsarlösning skall ha en process för att hantera inrapporterade oegentligheter
Börja med att implementera en visselblåsningspolicy i enlighet med visselblåsarlagen där det informeras om hur man som visselblåsare kan använda kanalen och för vilken typ av oegentligheter den kan användas, om vem/vilka som är mottagare av rapporterna och som ett internt verktyg för använda tillvägagångssätt för hanteringen av inkomna rapporter.
Skapa ett ledningssystem för hur processen med att ta emot och hantera rapporter som omfattar planering (organisationens sammanhang, ledarskap, resurser), drift (mottagning, bedömning och behandling av rapporter och avslutande av visselblåsarärenden), granskning (internrevision och ledningsgenomgångar) och förbättringar.
TIPS! Läs gärna “ISO 37002:2021 – Ledningssystem för visselblåsning – standard för riktlinjer“.
2. Skapa visselblåsarlösningens rapporteringskanal(er) för oegentligheter
En “rapporteringskanal” i en visselblåsarlösning skall vara säker, erbjuda anonymitet och gå till rätt person(er).
Det finns idag ett växande utbud av visselblåsarsystem som i själva verket är ärendehanteringssystem med litet extra säkerhet och/eller tillhörande tjänster. Dessa lösningar är egentligen framtagna för större organisationer och onödigt komplexa (dyra) för den mindre verksamheten som klarar sig med rapportering via telefon, personligt besök och en webbaserad digital kanal.
Telefon fungerar bra i de fall när en inledande kontakt tas och rapportören (visselblåsaren) inte önskar vara helt anonym.
Personligt besök fungerar bra när visselblåsaren inte önskar vara helt anonym, besöket måste dock arrangeras på ett sätt som inte röjer visselblåsarens identitet för andra än den/de som tar emot rapporten.
Webbaserad digital kanal är den bästa metoden att ta emot rapporter. Visselblåsaren kan då välja att vara helt anonym eller meddela identitet och kontaktuppgifter för fortsatt behandling samt bifoga eventuella dokument mm.
VARNING! Vanlig e-post är inte en säker rapporteringskanal och skall inte användas för detta ändamål!
ANON::form erbjuder marknadens mest användarvänliga och kostnadseffektiva webbaserade digitala rapporteringskanal för visselblåsare.
Allt onödigt har skalats bort; rapporteringen sker via webbformulär (utan avskräckande krav på att visselblåsaren skapar konto osv) där formulärdata krypteras redan i webbläsaren, transporteras som krypterad e-post via specialbyggda säkra och anonyma system och kan läsas i en webbklient eller i tex Outlook, Thunderbird eller Apple Mail.
Läs mer om tjänsten, och de olika abonnemang som erbjuds.
