Du kan fritt använda denna policymall för visselblåsning för ditt eget behov. Det är förbjudet att helt eller delvis kopiera och använda denna mall i kommersiellt syfte som försäljning eller marknadsföring av annan produkt än ANON::form.

OBS! Denna policy skapas dynamiskt färdigt ifylld och hostas av oss i vårt abonnemang E2EE Form BASIC, läs mer på sidan Abonnemang säkra webbformulär.

Behöver du en prisvärd visselblåsarkanal så har vi rätt lösning för dig, läs mer på sidan Abonnemang säkra webbformulär.

Kontakta oss gärna om du behöver hjälp med att skapa och implementera din policy för visselblåsare.

POLICY FÖR VISSELBLÅSNING

Inledning

[Din verksamhets namn] strävar efter ett transparent verksamhetsklimat [och en hög affärsetik]. Möjligheten för visselblåsning är viktig för att minska risker och för att upprätthålla förtroendet för vår verksamhet, genom att vi kan upptäcka och åtgärda misstänkta oegentligheter i ett tidigt skede.

Vem kan rapportera?

En anmälan om visselblåsning kan lämnas av samtliga som på något sätt representerar eller är verksamma i verksamheten i arbetsrelaterade sammanhang.

Detta innefattar alla anställda (tillsvidareanställda, provanställda, visstidsanställda, heltids- och deltidsanställda), praktikanter, arbetssökande, konsulter och inhyrd personal (bemanningspersonal).

Även styrelsemedlemmar och aktieägare kan göra en anmälan, liksom personer som ingår i verksamhetens kontrollorgan, såsom revisorer. 

Vad kan rapporteras vid visselblåsning?

Visselblåsartjänsten ska användas för att varna om allvarliga risker för oegentligheter som kan påverka människor, vår organisation, samhället eller miljön.

Ärenden som rapporteras kan innehålla information om brottslighet, oegentligheter och överträdelser eller andra handlingar som bryter mot EU:s eller nationell lagstiftning i ett arbetsrelaterat sammanhang, till exempel följande:

• Korruption och finansiella oegentligheter, som till exempel mutor, illojal konkurrens, penningtvätt, bedrägerier och intressekonflikter.
• Brott som rör hälsa och säkerhet, som till exempel arbetsmiljö, produktsäkerhet, allvarlig diskriminering och trakasserier som strider mot lagen.
• Miljöbrott, som till exempel olaglig hantering av farligt avfall.
• Integritetsbrott, som till exempel felaktig användning av personuppgifter och andra GDPR-relaterade försumligheter.
• Allvarliga datasäkerhetsbrister som kan orsaka stor skada för verksamheten och tredje-part.

Som visselblåsare behöver du inte ha bevis för din misstanke, men du ska ha skälig anledning att tro att den information som du lämnar är sann. Som utgångspunkt ska du ha förstahandsinformation då anmälningar som enbart görs på grund av rykten eller hörsägen inte omfattas av skyddet.

Inga anklagelser får göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Falska eller illvilliga anklagelser är ett allvarligt brott mot anställningsavtalet, och det finns inget repressalieskydd vid falska eller illvilliga anmälningar.

Vi ber medarbetare att ta upp ärenden såsom missnöje på arbetsplatsen eller klagomål som rör egna personliga omständigheter med en arbetsledare eller chef, eftersom dessa frågor inte kan behandlas som visselblåsarärenden.

Om du är osäker på om det du vill lyfta faller inom ramen för denna policy råder vi dig att rådgöra med HR eller ditt fackförbund innan du rapporterar.

Hur görs en anmälan?

Om du misstänker missförhållanden finns det två sätt att rapportera detta, se Alternativ A) och B) nedan. Du kan välja att rapportera skriftligen, muntligen eller vid ett fysiskt möte. Visselblåsartjänsten sker via rapporteringskanalen ANON::form eller direkt till [HR-avdelningen eller annan part som är utsedd för detta].

Båda rapporteringskanalerna leder ditt ärende till ansvarig för visselblåsarenheten på [HR eller annan part som är utsedd för detta] som är en oberoende part och utredningsansvarig.

Alternativ A – Rapportera genom en webbaserad rapporteringskanal

Du kan välja att skicka in ditt ärende till ansvarig visselblåsarenhet via länk till händelserapporteringssystemet ANON::form [(klicka här) länk till webbformuläret].

Följande frågor kan efterfrågas vid en anmälan:

• Vem eller vilka är inblandade?
• När? Hur? Var?
• Övrigt som är relevant.
• Ditt namn (frivilligt)
• Dina kontaktuppgifter (frivilligt)

Du kan också skicka in relevanta digitala dokument och/eller bilder genom att samla alla i ett sk ZIP-arkiv som du laddar upp med formuläret.

Alternativ B – Rapportera direkt till ansvarig för visselblåsarenheten

Rapportering kan ske via rekommenderat brev, telefon eller genom ett inbokat möte:

[HR-avdelningen eller annan part som är utsedd för detta]
[namn på ansvarig(a) person(er)]
[postadress(er)]
[mobilnummer]

Hur hanteras en anmälan vid visselblåsning?

Endast de personer som har befogenhet för att hantera visselblåsarärenden har åtkomst till meddelanden som inkommit genom visselblåsarkanalen.

I denna begränsade krets ingår anställda på [HR-avdelningen eller annan part som är utsedd för detta], som lyder under strikt sekretessåtagande. Deras åtgärder loggas och hanteringen är konfidentiell.

Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningen, efter samtycke från visselblåsaren. Dessa personer får tillgång till relevant data och förbinder sig till sekretess.

Om anmälan berör någon inom [HR-avdelningen eller annan part som är utsedd för detta], kommer en alternativ visselblåsarenhet att sättas samman vari sådan berörd person inte ingår.

Inom sju (7) dagar efter att anmälan har lämnats kommer du som visselblåsare att få en bekräftelse på att den mottagits (gäller ej om dina kontaktuppgifter saknas i anmälan).

Ansvariga för visselblåsartjänsten beslutar om anmälan ska godkännas eller avvisas. Visselblåsarenheten kommer att avvisa rapporterade oegentligheter om:

• Det påstådda beteendet inte är rapporteringspliktigt enligt denna Policy för visselblåsning
• Rapporten är illvillig eller inte har lämnats i god tro.
• Ärendet redan har lösts.

Om anmälan godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning.

Oavsett om din anmälan godkänns eller avvisas kommer du att få återkoppling om bedömningen (gäller ej om dina kontaktuppgifter saknas i anmälan). Om anmälan godkänns kommer du även att få återkoppling avseende den fortsatta handläggningen av ärendet. Återkoppling kommer att tillgängliggöras senast tre (3) månader efter du gjort din anmälan.

Skydd vid visselblåsning

Anonymitet

För att den som tar emot visselblåsningen (Visselblåsaransvarig) ska få en tillräcklig bild av vad som har hänt och ha möjlighet att agera behöver du vara inställd på att svara på följdfrågor efter din anmälan. Visselblåsaransvarige behöver också ha möjlighet att kontakta dig i efterhand för att återkoppla om hur ärendet har hanterats.

Full anonymitet gentemot Visselblåsarenheten kan därför inte garanteras. Men om du vill vara anonym inför andra i organisationen, och i hantering och rapport är det givetvis möjligt.

Om du vill rapportera in någonting helt anonymt (även gentemot Visselblåsarenheten) kan du alltid avstå från att fylla i dina kontaktuppgifter i den webbaserade rapporteringskanalen (alternativ A).

Visselblåsaransvarige kommer då att ändå utreda informationen i din anmälan och till bästa förmåga åtgärda det missförhållande som du har rapporterat in, men då inte som ett Visselblåsarärende enligt denna policy.

Behandling av personuppgifter

Personuppgifter som lämnas via visselblåsarkanalerna hanteras i enlighet med bestämmelserna i gällande dataskyddsförordning och verksamhetens gällande personuppgiftspolicy som finns tillgänglig via vår hemsida; [länk till verksamhetens personuppgiftspolicy].

Personuppgifter som förekommer i anmälningar omfattas av en lagstadgad tystnadsplikt som förhindrar obehörigt röjande. Tystnadsplikten hindrar inte behörigt röjande av personuppgifter, såsom exempelvis då personuppgifterna behöver vidarelämnas till polis eller annan myndighet.

Skydd mot repressalier och hindrande åtgärder

I lagen finns ett förbud mot att hindra eller försöka hindra rapportering eller vidta repressalier.

Med repressalie menas olika former av bestraffningar som till exempel uppsägning, avskedande, avstängning, degradering, utebliven befordran, ändrade arbetsuppgifter, omplacering, lönesänkning, ändrade arbetstider, trakasserier, orättvis behandling och negativa vitsord.

Visselblåsaren har rätt till skadestånd av den som utsätter den för repressalier eller som har hindrat eller försökt att hindra rapportering. Rätt till skadestånd för repressalier gäller dock inte om den rapporterande personen vid inhämtandet av information eller rapporteringen gjort sig skyldig till brott.

Skydd i form av ansvarsfrihet vid visselblåsning

Med skydd i form av ansvarsfrihet menas att en rapporterande person inte får göras ansvarig för att ha åsidosatt en tystnadsplikt. Tystnadsplikten kan följa av ett avtal mellan arbetsgivaren och den anställde eller av ett beslut som arbetsgivaren har fattat med stöd av arbetsledningsrätten.

En förutsättning för skydd är att personen hade skälig anledning att anta att det var nödvändigt att rapportera informationen för att avslöja ett missförhållande.

Visselblåsaren får inte heller hållas ansvarig för att ha anskaffat information även om han eller hon har brutit mot regler som arbetsgivaren har ställt upp.

Det kan till exempel vara fråga om att den anställde kopierat eller tagit med sig dokument från arbetsplatsen, att den anställde har tagit sin in på platser som han eller hon i vanliga fall inte har tillgång till eller att personen har fotograferat företagets lokaler i strid mot de regler som finns.

Detta gäller under förutsättning av att visselblåsaren hade skälig anledning att anta att det var nödvändigt att inhämta informationen för att avslöja ett missförhållande.

Ansvarsfrihet ges dock inte om personen genom att inskaffa informationen gör sig skyldig till brott. Exempel på brott som kan begås vid inhämtandet av information är till exempel stöld, olaga intrång eller dataintrång.

Kontaktuppgifter

Kontakta [e-post till HR eller annan ansvarig för denna policy] vid frågor om denna policy.