Att skapa en trygg visselblåsarkanal är viktigt men du behöver också hantera de rapporter som eventuellt sänds genom kanalen. Lär dig mer om hur du skapar ett effektivt, och för din organisation anpassat, utredningsteam för att hantera visselblåsarrapporter samtidigt som du säkerställer integritet och efterlevnad.
Att skapa en säker visselblåsarkanal är ett mycket viktigt första steg. Men det behövs även någon som tar emot och hanterar de rapporter som kan komma in. Kort sagt behövs ett team, eller åtminstone en utsedd ansvarig person, som har kunskapen och tillräckligt mandat att ta emot och utreda visselblåsarrapporter.
EU:s visselblåsardirektiv anger inga tvingande krav på sammansättningen av utredningsteamet. Däremot anger direktivet bästa praxis för att hantera visselblåsarrapporter och behovet av tydliga rutiner.
Organisationer bör utveckla interna policyer, anpassade till EU-direktivet och lokal lagstiftning, som beskriver utredningsteamets struktur och ansvar. Dessa policyer skall inkludera sekretessavtal, rapporteringsförfaranden och eskaleringsmekanismer.
TIPS! Använd vår tjänst för att skapa en säker rapporteringskanal för visselblåsare.
Grundläggande principer för hantering av inkomna visselblåsarrapporter
- Expertis och objektivitet; det primära målet med att bilda ett internt utredningsteam, eller utse en ansvarig medarbetare, är att säkerställa den expertis som behövs för att ta itu med ärendets komplexitet med bibehållen objektivitet
- Opartiskhet och konfidentialitet; opartiskhet är avgörande för en trovärdig utredning
- teammedlemmar eller ansvarig måste väljas så att intressekonflikter undviks
- sekretess är viktigt för att skydda visselblåsaren och känslig information
- tydlig definition av roller och ansvar bidrar till att säkerställa en strukturerad och effektiv utredningsprocess
- möjlighet att lägga ut utredningar på entreprenad till externa jurister eller specialiserade företag
- Utbildning och medvetenhet; teammedlemmar och ansvariga bör få utbildning i att hantera rapporter och utredningar av visselblåsare som omfattar
- juridiska skyldigheter
- krav på sekretess
- bästa praxis för att genomföra grundliga och rättvisa utredningar
- de psykologiska och professionella implikationerna för både visselblåsaren och den anklagade parten
- Strategiskt beslutsfattande; styrelsen och externa tillsynsorgan skall fatta strategiska beslut angående organisationens svar på rapporterade problem, dessa enheter skall
- bedöma problemens allvar
- utvärdera potentiella risker
- bestämma lämpliga åtgärder för att åtgärda underliggande problem och förhindra framtida missförhållanden
Modeller att överväga hur du strukturerar ditt visselblåsarutredningsteam
För större organisationer kan det vara bra att lägga ut hanteringen av visselblåsarutredningar till en tredje part, och då helst en oberoende advokatbyrå, medan det för mindre organisationer är mer kostnadseffektivt med en hybridlösning eller en egen intern hantering.
Strukturera ditt utredningsteam enligt din organisations behov och krav.
Intern hantering av visselblåsarrapporter
För mindre organisationer som sannolikt bara får ett fåtal rapporter i året är det i allmänhet bäst att i stället för ett fullt team välja en medarbetare i roll som är självständig och har en bakgrund inom bolagsstyrning, samt ett intresse för att säkerställa organisatorisk efterlevnad.
- Regelefterlevnadsansvarig (Compliance Officer); är, med sin expertis i efterlevnadsfrågor som är avgörande för att upprätthålla utredningens integritet, det självklara valet om en sådan finns i organisationen
- HR-direktör eller HR-ansvarig; har viktiga insikter i arbetsplatskulturen och medarbetarrelationer, vilket kan vara relevant i fall som rör tjänstefel eller etiska överträdelser, och är mest lämpad för uppgiften om det inte finns någon Compliance Officer i organisationen
- Finansdirektör eller Ekonomichef (CFO); har expertis inom finansiell förvaltning och ansvarar för tillsynen i fall som involverar ekonomiskt oredlighet kan också vara ett lämpligt alternativ
- Intern Juridisk rådgivare eller outsourcad juridisk partner; organisationens juridiska rådgivare som kan navigera efter juridiska implikationer, säkerställa efterlevnad av juridiska krav och hantera potentiella rättstvister, är också ett lämpligt alternativ
Oavsett vilken roll som får uppgiften så skall denna alltid rapportera direkt till styrelsen, tex via styrelsens ordförande, om visselblåsarrapporter som kommer in och rapporternas fortlöpande hantering. Om en rapport berör organisationens högsta ledning skall det vara möjligt att rapportera till styrelsen utan att informera den berörda högsta ledningen.
Hantering av visselblåsarrapporter med ett internt utredningsteam
I de organisationer som har litet mer resurser bör man skapa ett särskilt utredningsteam som aktiveras om en visselblåsarrapport kommer in. Detta utredningsteam bör bestå av de roller som ingår i listan ovan över lämpliga roller i en liten organisation, plus en särskilt utsedd styrelseledamot.
Övriga medlemmar av den högsta ledningen och/eller ledningsgruppen bör inte ingå för att undvika intressekonflikter.
Utredningsteamet bör ha en ansvarig teamledare som också är huvudmottagare av visselblåsarrapporter. Teamet bör utse minst en till mottagare av visselblåsarrapporter för att säkerställa att inget faller mellan stolarna (tidskravet på åtgärder) eller för att täcka upp om rapporten handlar om teamets ledare.
Hybridteam för hantering av visselblåsarrapporter
I en hybridmodell outsourcas hanteringen och utredningen av visselblåsarrapporter till en tredje part som sedan hanterar hela processen. Organisationen behöver samtidigt å sin sida utse en ansvarig roll, eller upprätta ett internt team, som den externa parten rapporterar till och som hanterar ärendet i organisationen.
Här gäller samma förhållningsregler som i de övriga modellerna. Oavsett vem eller vilka som utses att hantera och utreda visselblåsarrapporter så måste man alltid ovillkorligen tillse att det inte kan uppstå några intressekonflikter eller andra problem och att rapporteringen hamnar på en tillräckligt hög nivå (styrelsen). Även om man outsourcar så har ändå organisationen fullt ansvar för hanteringen.